Handleiding opsturen leerlingenlijst

Scholen leveren jaarlijks hun leerlingenlijsten aan bij de GGD. Wij gebruiken de gegevens om invulling te geven aan onze wettelijke taak: de Jeugdgezondheidszorg.

GGD Hollands Noorden heeft een spreadsheet-sjabloon ontwikkeld om te zorgen dat alle scholen hun leerlingenlijsten op dezelfde manier aanleveren. Deze handleiding beschrijft stap voor stap hoe je dit sjabloon moet gebruiken.

Heb je het sjabloon ingevuld? Dan kun je deze via deze link veilig versturen. Lukt dit niet? Neem contact op met de ICT-specialist van de school.

Let wel: het GGD-spreadsheetsjabloon is gemaakt met Excel O365. Als je een oudere Excel-versie gebruikt, dan kan het zijn dat het sjabloon niet werkt zoals bedoeld.

  • Download het spreadsheet-sjabloon naar je computer.
  • Sla het bestand op onder de schoolnaam en vestigingsnaam.
    Let op: wanneer jouw school meerdere vestigingen heeft, maak dan per vestiging een aparte spreadsheet aan.

Het GGD-spreadsheetsjabloon bestaat uit drie tabbladen:

  1. Uitleg: hier vind je de gebruikershandleiding.
  2. Leerlingenlijst: hier vul je de gegevens in van de school, de vestiging en de BRIN-code van de vestiging. In de verzameltabel vul je de gegevens in van de leerlingen die op deze vestiging staan geregistreerd. 
  3. Samenvatting: hier vind je een totaaloverzicht van de ingevulde gegevens. Je kunt hier een samenvattingsrapport maken.

Invullen van de school- en vestigingsgegevens (tabblad Leerlingenlijst)

Noteer hier de naam van de school en de naam van de vestiging. Als jouw school meerdere vestigingen heeft, maak dan per vestiging een aparte spreadsheet. Vul voor elke vestiging de juiste adresgegevens in. Vul tenslotte de BRIN-code in van de school/vestiging. Zorg dat alle rode velden zijn ingevuld. Zodra een veld gegevens bevat, verandert de kleur van het veld van rood naar wit.

Waar vind ik de BRIN-code?

BRIN-codes worden door de overheid vastgesteld. De lijst met actuele BRIN-codes is openbaar toegankelijk. Je kunt deze vinden op de website van DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs).

Naar DUO

Bij het importeren van de leerlinggegevens is het belangrijk dat je alle kolommen juist invult.

  • Schooljaar: vul de betreffende schoolperiode in (bijvoorbeeld 2022).
  • Klas: vermeld in welke klas de leerling zit.
  • Voornaam: voornaam van de leerling.
  • Tussenvoegsel: als de achternaam van de leerling een tussenvoegsel bevat, kun je dit hier invullen. Zoals Van of Van der.
  • Achternaam: achternaam van de leerling.
  • Gender: vermeld hier het gender van de leerling. M voor man, V voor vrouw.
  • Geboortedatum: vermeld de geboortedatum van de leerling als volgt: dd-mm-jjjj.
  • Postcode: postcode van het woonadres van de leerling.
  • Huisnummer: het huisnummer van de leerling.

Importeer de gegevens uit het leerlingensysteem van je school in het GGD-sjabloon. Dit doe je als volgt:

  • Selecteer alle kolommen en rijen, met uitzondering van de kolomnamen.
  • Kies ‘kopiëren’.
  • Ga met je muis in het veld ‘Schooljaar’ staan.
  • Kies ‘plakken’.

Alle geselecteerde gegevens worden nu in de GGD-spreadsheet geplakt.

Hier vind je een overzicht van de ingevulde gegevens. Deze staan in de eerste tabel. Wanneer informatie ontbreekt, wordt dit aangegeven met een rood veld. Ga in dat geval terug naar het tabblad Leerlingenlijst en vul de gegevens aan. De tweede tabel is een Excel-draaitabel. Deze toont een samenvatting van het aantal leerlingen per klas.

Een samenvatting moet handmatig worden gestart. Dit doe je als volgt:

  1. Selecteer een lege cel in de samenvattingstabel.
  2. Ga naar het tabblad gegevens in de Excel-taakbalk.
  3. Kies ‘Alles vernieuwen’.
  4. De draaitabel wordt nu berekend.

Je hebt nu een overzicht van het aantal leerlingen van wie je de gegevens hebt ingevoerd. Het invullen van het GGD-spreadsheet-sjabloon is voltooid. Sla de spreadsheet op.

Je kunt de leerlingenspreadsheet nu uploaden en veilig versturen via onze website.